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監(jiān)理公文的寫(xiě)作水平，可以直接體現(xiàn)監(jiān)理工程師的技術(shù)水平、職業(yè)素養(yǎng)。水平較高的監(jiān)理公文，格式正確、內(nèi)容表述清晰、有理有據(jù)，能夠?qū)f(xié)調(diào)、管理的事項(xiàng)起到良好的推動(dòng)作用。一個(gè)工程項(xiàng)目的整體監(jiān)理公文的寫(xiě)作水平，更是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)履職盡責(zé)的能力和監(jiān)理工作成效的充分展示。
但是在現(xiàn)實(shí)工作中，大多數(shù)項(xiàng)目的總監(jiān)理工程師都會(huì)感覺(jué)到：既能在施工現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、提出問(wèn)題，又能將其形成書(shū)面語(yǔ)言，發(fā)出書(shū)面指令的監(jiān)理工程師相對(duì)較少；能夠?qū)ν庑形?，?xiě)出內(nèi)容完整、言簡(jiǎn)意賅、格式規(guī)范的公文的監(jiān)理工程師更少。
一、監(jiān)理公文的類(lèi)別
監(jiān)理公文的主要類(lèi)別包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；月報(bào)、周報(bào)、會(huì)議紀(jì)要；監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單；監(jiān)理日記、監(jiān)理日志、旁站記錄；監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、匯報(bào)材料、PPT匯報(bào)材料、函。
二、監(jiān)理公文應(yīng)遵循的原則
監(jiān)理公文一般應(yīng)采用議論文的文體，從內(nèi)容的邏輯關(guān)系來(lái)分析，采用“總論—分論—總論”式論述結(jié)構(gòu)，或者說(shuō)“提出問(wèn)題—分析問(wèn)題—結(jié)論”這樣的三段論比較適宜。當(dāng)然，監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則有比較成熟的格式，監(jiān)理日記、監(jiān)理日志也有具體的要求，不必拘泥于議論文的結(jié)構(gòu)形式。
監(jiān)理公文必須使用規(guī)范的書(shū)面語(yǔ)言，特別是要使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，例如“電纜敷設(shè)”、“模板拆除”、“見(jiàn)證取樣”等。不得使用口語(yǔ)、方言或俗語(yǔ)，例如：有些監(jiān)理工程師圖省事常常將“澆筑混凝土”或“澆灌混凝土”寫(xiě)作“打灰”，是不符合書(shū)面語(yǔ)言的要求的。
三、各類(lèi)公文寫(xiě)作要點(diǎn)
1、監(jiān)理規(guī)劃與實(shí)施細(xì)則
GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中，對(duì)監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實(shí)施細(xì)則的作用、編制程序和原則、編制依據(jù)、主要內(nèi)容都有詳細(xì)的規(guī)定，各家監(jiān)理單位也都有成熟的范本。在編制過(guò)程中要針對(duì)工程特點(diǎn)、難點(diǎn)進(jìn)行取舍，所依據(jù)的國(guó)家規(guī)范、地方標(biāo)準(zhǔn)必須是本工程所適用的最新版。在監(jiān)理工作實(shí)施過(guò)程中，如實(shí)際情況或條件發(fā)生較大變化，需要及時(shí)調(diào)整、修改、補(bǔ)充，否則就起不到對(duì)監(jiān)理工作的正確指導(dǎo)作用。
監(jiān)理月報(bào)是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)每月向建設(shè)單位提交的建設(shè)工程監(jiān)理工作及建設(shè)工程實(shí)施情況分析總結(jié)報(bào)告。主要內(nèi)容包括：本月工程實(shí)施情況；本月監(jiān)理工作情況；本月施工中存在的問(wèn)題及處理情況；下月監(jiān)理工作重點(diǎn)。監(jiān)理月報(bào)重在形象進(jìn)度、施工質(zhì)量、安全文明施工的情況綜述和分析判斷，還應(yīng)輔以分析圖表和現(xiàn)場(chǎng)照片、監(jiān)理工程師工作照片等，給閱覽者以直觀的印象。寫(xiě)作時(shí)要注意不要漏項(xiàng)，每一項(xiàng)都要突出中心思想。
監(jiān)理通知是針對(duì)施工單位在施工過(guò)程中出現(xiàn)的安全事故隱患、不符合設(shè)計(jì)要求、不符合施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、不符合合同約定的情況、使用不合格的材料、構(gòu)配件和設(shè)備等行為，提出糾正施工單位在工程安全、質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)等方面的違規(guī)、違章行為的指令和要求。
工作聯(lián)系單主要用來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)與工程建設(shè)相關(guān)方之間的日常書(shū)面工作聯(lián)系，內(nèi)容包括：告知、督促、建議等事項(xiàng)。
監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單一般情況下都要注意時(shí)效性（某些告知、建議等事項(xiàng)的工作聯(lián)系單無(wú)須特別注意時(shí)效性），監(jiān)理工程師發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，要根據(jù)具體情況，評(píng)估其輕重緩急，對(duì)于重大、緊急、可能會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重后果的事故苗頭要及時(shí)果斷下達(dá)口頭指令，拍照取證，并在最短時(shí)間內(nèi)發(fā)出書(shū)面指令。
書(shū)寫(xiě)“事由”時(shí)需要提煉文章內(nèi)容的精華，用一句話將所要傳達(dá)的事項(xiàng)表述清楚。每一份監(jiān)理通知最好不要重名，便于監(jiān)理資料的收集整理歸檔工作。
要堅(jiān)持一文一事的原則，每份監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單只寫(xiě)某個(gè)事項(xiàng)，既可突出重點(diǎn)，又能方便施工單位下發(fā)不同的部門(mén)進(jìn)行整改和回復(fù)。
要寫(xiě)明具體的軸線、標(biāo)高、部位和工序，例如：“D-E/15-16軸，二層頂板（標(biāo)高9.85 m～10.15 m）混凝土澆筑”。
多引用現(xiàn)場(chǎng)量測(cè)、統(tǒng)計(jì)的具體數(shù)據(jù)，例如“現(xiàn)場(chǎng)量測(cè)5個(gè)點(diǎn)，鋼筋保護(hù)層厚度分別為33 mm、32 mm、34 mm、28 mm、41 mm”。
要寫(xiě)明依據(jù)的規(guī)范、條文或圖號(hào)。
要限定整改時(shí)限和復(fù)查時(shí)間，否則施工單位一般都要拖延。
四、監(jiān)理日志、日記、旁站記錄
GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中對(duì)監(jiān)理日志的定義是：項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)每日對(duì)建設(shè)工程監(jiān)理工作及建設(shè)工程實(shí)施情況所做的記錄，并對(duì)記載的內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。個(gè)人記載的監(jiān)理日記也可參照這些規(guī)定每日記錄。旁站記錄也有專(zhuān)用的表格形式。
目前，存在于監(jiān)理日記、監(jiān)理日志和旁站記錄中的主要通病是記錄不連續(xù)、字跡潦草、用語(yǔ)不規(guī)范、內(nèi)容籠統(tǒng)、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題沒(méi)有整改閉合等，總監(jiān)理工程師必須定期檢查，及時(shí)指出存在的問(wèn)題，指導(dǎo)監(jiān)理工程師和監(jiān)理員提高記錄水平。
五、監(jiān)理報(bào)告、總結(jié)、匯報(bào)資料
GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定了監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)、質(zhì)量事故書(shū)面報(bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告的表式或主要內(nèi)容，寫(xiě)作者應(yīng)遵照監(jiān)理公文的基本寫(xiě)作規(guī)律，全面、客觀描述或分析，每一段落中心要明晰。起草完成后應(yīng)反復(fù)修改或交叉修改，項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)親自審批定稿。
六、函
函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互洽商工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，或者向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文，是一種平行文種。監(jiān)理工作中較為多見(jiàn)的是向周邊施工、監(jiān)理、建設(shè)等單位發(fā)函。
函的寫(xiě)作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。其次，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。
監(jiān)理公文的寫(xiě)作質(zhì)量，是關(guān)乎項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)重要方面，總監(jiān)理工程師必須對(duì)此高度重視，通過(guò)培訓(xùn)，通過(guò)對(duì)監(jiān)理工程師起草的公文的討論、審核，詳加推敲，以理服人，才能產(chǎn)生對(duì)施工單位督促和管理的良性推動(dòng)作用，才能讓建設(shè)單位、上級(jí)主管單位對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)產(chǎn)生信賴(lài)，反之，則會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響，降低監(jiān)理工程師的威信，對(duì)后續(xù)工作產(chǎn)生不良影響。
